Prosjektledelse bidrar til gode løsninger 2

Prosjektledelse er en omdiskutert deltaker i designprosjekter. Mange har opplevd at prosjektledelse og prosjektmetoder har blitt en byrde mer enn et verktøy som skal gjøre prosessen mer smidig. Eller at prosjektledelse ikke har vært tilstede i prosjektet i det hele tatt, foruten styring av budsjetter og framdriftsplaner.

I min rolle som prosjektleder har jeg sett mange måter å utøve prosjektledelse på. Og hvordan team oppfatter prosjektledelse som en deltaker i kreative prosesser.

Med utgangspunkt i min erfaring har jeg kommet fram til noen viktige faktorer som gjør prosjektledelse til en god bidragsyter i designprosjekt.

Ikke gjør prosjektledelse så komplisert

Fokuser på å forenkle prosesser og metoder slik at alle forstår det, og kan ta eierskap til det. Det skaper trygghet i teamet og er et bedre utgangspunkt for å kunne jobbe mot et felles mål.

Del oppgavene og prosessen ned i mindre og enklere delmål. Da får man kjappere respons på jobben man har utført, og bedre oversikt over arbeidsoppgavene. En slik arbeidsmetode krever at nøkkelpersoner i teamet og prosjektleder holder i helheten og ser sammenhengen mellom de ulike kompetanseområdene.

Tilrettelegg for teamet

En god prosjektleder skal tilrettelegge for teamet, og gi de rom og anledning til å prestere sitt beste. Samt sette sammen flexible team som utfyller og støtter hverandre.

Prosjektleder skal skjerme og filtrere ytre påvirkning og forstyrrelser fra alle interessenter i prosjektet. Dette krever at prosjektleder har tilstrekkelig med fagkunnskap for å kunne prioritere riktig.

Dialog og kommunikasjon

Det er viktig å skape et miljø for god kommunikasjon og dialog både innad i teamet, men også sammen med kunden. Prøv å unngå for mye faguttrykk. Snakk et språk som alle forstår. Slik at forskjeller i synspunkter og verdier blir utnyttet på en positiv måte. Jo bedre dialog i teamet og prosjektet, desto mindre konflikter og misforståelser.

“Prosjektledelse innebærer mer enn bare hva en prosjektleder gjør. Alle i teamet vil  engasjere seg i prosjektstyring, enten å møte tidsfrister, kommunisere med andre, eller estimere omfang. Til syvende og sist, bidrar alle på et prosjekt til dens suksess.” James Kalbach (boxesandarrows)

Det er lov å si nei

En god prosjektleder må flytte seg fra å ta ordre fra kunden til å være en god rådgiver for kunden! Fra å være passiv til proaktiv og framoverlent mot kunden.

Vi gjør oss selv en bjørnestjeneste hvis vi ikke tør å utfordre hverandre, slik at de virkelige behovene til kunden kommer fram. Da er det lettere å få tillit hos kunden. Dette skaper større rom til å utvikle en god løsning, og jobbe langsiktig med kunden og produktet. Vi lærer også kunden godt å kjenne, og dermed lettere å forså hva de egentlig vil og trenger. Kunden får dermed et mer riktig og solid produkt, samt en god samarbeidspartner over tid. Hvilket er lønnsomt både for leverandør og kunden.

De overnevnte punktene mener jeg er essensiell for å utøve god prosjektledelse, som skaper gode løsninger.  Det er selvfølgelig mange andre faktorer som spiller inn, men får man etablert disse elementene, er min erfaring at de fleste brikkene faller naturlig på plass.