Intralife 2010: La brukernes behov styre intranettet 1

Første utgave av intranettkonferansen Intralife i Bjørvika konferansesenter 4. juni ble en faglig og kulturell smeltedigel med stort spenn i foredragene. Nærmere 100 deltakere fikk høre om de viktigste intranettrendene, sosiale mediers rolle internt, og kulturforskjeller mellom dronninger og mafiabosser. Vi lærte at økt kontroll til brukerne er et tegn på modenhet, og at en god funksjon for å finne folk er et suksesskriterium.

Jane McConnell er en av verdens fremste eksperter på intranettstrategi. Hun står blant annet bak rapporten “Global Intranet Trends”. I rapporten definerer hun fem trender som vil styre intranettutviklingen de nærmeste årene:

The front door intranet

• Inngangen til applikasjonene i virksomheten
• Her trenger du en “entry page strategy”; mengden av spesialtilpasning, hvem eier innholdet, hva er obligatorisk og hva kan brukeren velge selv?

The team oriented intranet

• Du trenger en “collaboration strategy”; unngå at samarbeidsrommene skaper nye siloer; definer en policy for innholdets livssyklus, hva er åpent og hva er lukket?

The people focused intranet

• Preget av åpenhet og tiltro
• Du trenger en “unmanaged content strategy”; skal du blande “managed” og “unmanaged content”, er det personer eller grupper som eier innholdet?

The place independent intranet

• Du trenger en ”intranet access strategy”, hvem skal få tilgang og til hva, ta hensyn til lover og fagforeninger, skal de ansatte få tilgang hjemmefra eller er dette å trenge seg inn i privatlivet til folk?

The real time intranet

• Du trenger en ”change management strategy”; hvilke verktøy bruker vi til hva (online chats, wikis, sms, telefon etc), balansegang mellom styring og fri eksperimentering

Disse trendene må du ha i tankene når du utvikler ditt intranett, formaner McConnell. Du må hele tiden spørre deg; vil det vi nå gjør medføre at vi får et intranett som favner alle disse fem trendene?

Brukerkontroll betyr modenhet

McConnell mener det er et tegn på modenhet for et intranett hvis det overlater mye kontroll til brukerne, slik at de kan velge hva de vil ha på sin brukerflate. Denne filosofien har Thon-gruppen realisert i sitt nye intranett, der en sentral del av løsningen er ”Mitt intranett”, det vil si området som den enkelte styrer ut i fra sine egne oppgaver.

Webredaktør Kjartan Dannatt i Thon-gruppen forteller om arbeidet med å rive ned siloene og etablere en felles intranettplattform. Utfordringen var å få det til å passe for en rekke vidt forskjellige virksomheter; hoteller, kjøpesentre, en dyrepark, en isbar og mye mer.

Målsettingen var å:

• effektivisere arbeidsdagen til medarbeiderne i gruppen
• øke tillitt til og kvalitet på data
• få en felles infokanal for Thon-gruppen
• bidra til kunnskaps- og kompetansedeling på tvers av enheter og virksomheter
• styrke identiteten som medarbeider i Thon-gruppen

Thon-gruppen ønsket at intranettet skal være;

• oppgavebasert
• relevant
• brukerstyrt

De snakket med medarbeiderne for å finne ut hva de brukte intranettet til og hva de kunne tenke seg å bruke det til. De endte opp med en liste på 480 oppgaver. Basert på denne, etter grundig vasking og duplikatfjerning, ble det utarbeidet en undersøkelse som resulterte i en topp 15-liste over viktige oppgaver. De fem første var:

• Finn en medarbeider
• Lese nyheter
• Finne avtalepriser
• Finne personalhåndbok
• Finne informasjon om kurs, inkludert påmelding

Hva er alltid nyttig på intranett?

Dannatt mener det er svært viktig å løfte frem medarbeiderne på intranettet. Legg ut stillingstittel, ansvarsområde, kompetanse o.l, slik at brukerne enkelt kan finne hjelpen de trenger for å løse oppgavene sine.

Han får statistisk støtte fra Lillian Medby i Netlife Research, som presenterer en undersøkelse Netlife og internasjonale partnere har foretatt. Den viser tydelig at finn folk-funksjonen er helt avgjørende for intranettets suksess.

Lillan forteller at 15 intranett, representer ved til sammen 15000 ansatte, var med i undersøkelsen. Den viser at det som er aller mest populært på intranett er:

1. Finn folk – 10 % (men det enkeltelementet som med unntak av tre virksomheter er blant topp 3, og er ofte nr 1)
   Finne kollegaer, kompetanse etc
2. Jobbrelatert info og verktøy for å gjøre jobben – ca 30 %
3. Personalting – 17 %
   Lønn, goder, arbeidstid/ferie, reiser etc
4. Nyheter – 7,5 %
   Folk har behov for å vite hva som skjer, de bryr seg
5. Karriererelaterte verktøy og informasjon– 7 %
   Kurs, karriereplanlegging, videreutdanning etc
6. Deling – 1,7 %
   utveksling av erfaringer, tips, og råd, dele gode eksempler, kommentere og gi synspunkter, diskutere

Kommuniser til søvnløse ledere

Nøkkelen til et kvalitetsintranett er en rask og effektiv finn folk-funksjon, repeterer Lillian. Å finne folk utgjør en betydelig kostnad! Men problemet er at dette ikke har vært kommunisert til øverste ledelse. Og det er tydeligvis mye ledere ikke har blitt fortalt – Lillian siterer Kristin Zhivago:

“Most excecutives are just not aware that the skinfit budget they have earmarked for their intranet is not even getting the intranet to the point where it is functional”.

Så da er det kanskje lurt å høre på Jane McConnels om hvordan dine planer for intranettet kan få gjennomslag hos ledelsen. Spør deg hva som holder ledelsen våken om natten! Og bruk ledelsens språk – fortell dem at ”ved å gjøre dette…

• får vi organisasjonen til å jobbe raskere…
• kan vi spare penger…
• kan vi redusere antall telefoner fra kundene…”

Sosiale medier internt – en hype?

Philippe Borremans viser til en Fortune 500-undersøkelse som forteller at bruken av sosiale medier internt i bedrifter er kraftig økende.

En annen undersøkelse blant bedrifter viser gevinstene ved bruk av sosiale medier internt:

• Forbedret kommunikasjon og samarbeid: 91 %
• Finne mennesker/kompetanse internt: 81 %
• Forbedret knowledge management: 78 %

Sosiale medier handler ikke om verktøyene, presiserer Borremans. Dette dreier seg ikke om ”generasjon Y”, som er drevne i å bruke nye teknologier. Det handler snarere om ”generasjon C”; ”Communicate, Collaborate and Create”

Sosiale medier kan implementeres raskt, til en lav kostnad og mål. De kan forbedre og støtte eksisterende kommunikasjonsplattformer – de erstatter dem ikke.

Han oppsummerer slik:

• Web 20/sosiale medier forandrer en virksomhet – sørg for at din organisasjon er klar
• Implementer fra bunnen og opp – tvunget implementering av sosiale medier er en selvmotsigelse
• Start i det små, voks langsomt
• Knytt bruken av sosiale medier til forretningsmål og forretningsfunksjoner
• Lag regler – for å beskytte selskapet og de ansatte
• Støtte fra ledelse og IT er nødvendig
• Tenk: Hva er gevinsten for den ansatte!
• Og hele tiden: Forklaring, opplæring, forklaring, opplæring…

Intranettsuksess med SharePoint

SharePoint som publiseringssystem har fått mye pepper fra mange kanter. Men webstrateg Beate Lofsleik fra Terra-gruppen er like blid etter å ha rullet ut SharePoint som intranettplattform for 78 lokale sparebanker. SharePoint er hva du gjør det til, sier hun. Ikke sett deg ned og sutre hvis du får det tredd ned over hodet, men gjør det beste ut av det.

Hun poengterer at det er viktig å ha et bevisst forhold til innhold og form. Skill ulike typer innhold med ulikt design, ellers kan innholdet fort bli veldig likt. Beate forteller at de ofte hadde det moro på SharePoints bekostning da hun holdt kurs for nye brukere. Hun startet alltid kursene med å fokusere på målene og gevinstene, for å skape positive innstillinger til løsningen.

Og husk at du kan starte i det små, sier hun: Blaker Sparebank brukte 36 timer fra de var på Sharepoint-kurs til intranettet var på lufta!

Unngå kulturkollisjon

Den norsk-italiensk-britiske kommunikasjonseksperten Pellegrino Riccardi bruker humoristiske virkemidler for å vise at kulturer kan være vidt forskjellige, enten det er på tvers av landegrenser eller på tvers av organisasjonsgrenser. Det handler om å forstå forskjellene – og dette må du faktisk også ta hensyn til på intranettet ditt.

Hvis du hører et utsagn uttalt med høflig britisk accent oppfattes det helt annerledes enn om det ble uttalt med italiensk accent og tilhørende gestikulering, minner Ricardi om. Han viser bilde av det engelske flagget, og deretter assosiasjonen folk har til det: dronning Elisabeth. Så viser han det italienske flagget med tilhørende assosiasjon: Tony Soprano.

Han trekker frem sin tidligere arbeidsgiver Det norske Veritas, som faktisk betyr ”den norske sannhet”. Navnet fungerer fordi man har tiltro til Norge og systemet – men ville det vært like troverdig å hete ”den italienske sannhet”? spør han – og viser bilde av Silvio Berlusconi…

Viktig melding: Lytt på WII-FM

Hvilken radiostasjon lytter du til, og hvorfor? spør Riccardi. Svaret er WII-FM, også kalt What’s In It For Me, der ”Me” er brukeren av intranettet ditt. Så enten organisasjonen din kjennetegnes ved dronninger eller mafiabosser, er det bare å stille inn på WII-FM.

Til slutt, husk Gerry McGoverns ord: “It´s not about adding and adding and adding stuff. It´s about improving and improving and improving the top tasks.” Da blir det nok ikke noe problem å fylle dagene frem til neste års Intralife.