Derfor hater og elsker vi e-post 30

Bloggduell: Eirik Hafver Rønjum mener e-post er dysfunksjonell kommunikasjon. Jørn Kippersund er stor e-postfan. I romjulen utfordret de hverandre til bloggduell. Her er den.

Eirik og Jørn Twitter-krangler om e-post.

Eirik: Skulle skrive de tre tingene som irriterer meg mest med e-post. Det ble fem.

Jørn: Ikke noe problem. Fyr!

Derfor hater Eirik e-post

Eiriks påstand: For det første: For mye irrelevant. Får sikkert 50 e-post hver dag. 90 prosent er ikke relevant. Bruker mye tid på å sile hva jeg må forholde meg til og hva jeg kan kaste.

Jørns svar: Da jeg gikk ungdomsskolen hadde vi eget fag som het maskinskriving. Det ble ansett som en nyttig ferdighet i voksenlivet. Dette faget har da også vist seg ekstremt nyttig for meg ved at jeg bruker ferdighetene i touch-skriving hver dag.

E-post har kort historisk fartstid, og få har tatt innover seg at det krever noen enkle ferdigheter for å mestre e-post. En av de viktigste ferdighetene i forhold til e-post er evnen til å raskt luke vekk irrelevant informasjon og få denne vekk fra innboksen umiddelbart. Informasjon i innboksen kan grovt sett deles i 3:

  1. Oppgaveinformasjon, informasjon som krever handling fra meg.
  2. Relevant referanseinformasjon. Informasjon jeg kanskje trenger en dag, men som ikke krever handling fra meg.
  3. Irrelevant informasjon.

De fleste håndterer 2 og 3 feil. Man må angripe 2 og 3 på samme måten som man angriper frukter i fruit-ninja. Kjapt og greit; Slett eller arkiver. Irrelevant informasjon tar bare noen få øyeblikk å luke vekk. Lar man den bli liggende i innboksen utgjør den imidlertid et stort problem. Både ved faktisk å stå i veien for relevant informasjon, men også ved at den stjeler tid ved at du til stadighet tar den opp til vurdering og gang på gang fortsatt konkluderer med at den er irrelevant.

Både 2 og 3 trenger bare ett raskt blikk på seg før de skal være ute av innboksen. Og det som da er igjen er kun relevant informasjon.

Eiriks påstand: Vårt forhold til e-post oser av respektløshet både fra avsender og mottaker. Hver gang du sender noen en e-post, eller setter noen på kopi, stjeler du tiden hans/hennes. Samtidig er det respektløst ikke å lese det noen sender deg. Men hvordan får vi tid?

Jørns svar: Å sende noen irrelevant informasjon er respektløst og bør unngås. Men som mottager har du likevel god kontroll hvis du forstår kraften i målet om tom innboks. Irrelevant informasjon kvitter du deg raskt med – helt enkelt.

Eiriks påstand: Det er krevende å forstå kontekst. E-poster genererer ofte lange tråder med svar og kontrasvar. Ofte må vi skrolle ned, hoppe frem og tilbake, for i det hele tatt å forstå hva e-posten egentlig handler om.

Jørns svar: Uenig. Det er nettopp trådene som gjør det enkelt å forstå kontekst. Er likevel enig i at enkelte kunne vært flinkere å starte ny tråd når de skifter tema.

Eiriks påstand: Epost er en hybrid mellom gammeldags brev og chat. Vi forventer nærmest øyeblikkelig svar på det vi sender ut.

Jørns svar: Hybrid er bra. Det er valgfrihet. Jeg er enig i at mange har urealistiske forventninger i forhold til svartid. Fordelen med e-post er jo at man kan svare når det passer. Avsender må forstå at de ikke har oversikt over mottagerens arbeidsdag.

Sender man en e-post hvor svar er påkrevd raskere enn i løpet av neste arbeidsdag, bør man supplere med en telefon eller SMS. Forståelsen for dette mener jeg er i ferd med å bre om seg.

Eiriks påstand: E-post er ansvarsfraskrivelse og sovepute. Når vi sender info eller delegerer noe per e-post har vi liksom gjort vårt.

Jørns svar: Ja, men det har vi da. Er noen tilstede på e-post, så må man også forvente at de leser denne innen rimelig tid. Som sjef for 25 nattevaktsleger, koordinator for 30 jentefotballspillere på vei til Dana cup med foreldre, koordinator for humanistiske konfirmanter og tillitsvalgt i legeforeningen m.m. så lar jeg alle få vite at en beskjed gitt på e-post er en gitt beskjed. Er man tydelig på dette, lærer folk seg det raskt. Er man derimot utydelig mister e-posten sin verdi, og man må supplere med annen type informasjon i tillegg.

Eirik: Vet de fleste (alle?) påstandene mine handler om kultur, altså hvordan vi bruker teknologien, ikke hvordan den kunne vært brukt. Men er det ikke naivt å se teknologi løsrevet fra kultur?

Jørn: Det er utvilsomt mye ukultur innen bruk av e-post. Med enkle grep kan man ta kontroll over sin egen innboks, og ikke la andres manglende inn-/utbokskontroll bli ditt problem.
Vi slutter ikke å kjøre bil selv om enkelte råkjører? Din egen atferd utgjør den største risikoen ved bilkjøring. Slik er det også med e-post: Du trenger ikke la andres ukultur ødelegge det viktige verktøyet e-post er.

Derfor elsker Jørn e-post

Jørns påstand: Frihet til innhold. I e-post har man en enorm frihet til å velge ulike typer innhold. Man kan legge ved en hvilken som helst type fil, og man kan velge om man vil skrive langt eller kort.

Eiriks svar: At vi kan, betyr ikke at vi bør. Hvor irriterende er det ikke å måtte åpne x antall vedlegg for å forstå budskapet? Eksempel: Når vi ansetter nye medarbeidere er første aktivitet å grovsile. Salig være den som har limt søknaden rett inn i e-posten, og ikke tvinger oss til å åpne en tung Word- eller PDF-fil.

Jørns påstand: Frihet til å velge mottagere. Det er ingen delingstvang ved bruk av e-post. Man kan sende til en eller mange, som hovedmottagere eller kopimottagere, eller til og med som blindkopimottagere hvis man ønsker å holde noen orientert om en prosess, uten å involvere dem direkte i prosessen.

Eiriks svar: Vel, det kanskje største problemet med e-post som kommunikasjonsform: Avsender definerer både hvem som skal få informasjonen og når den skal konsumeres.

Helt håpløst i en kunnskapsøkonomi. Jeg jobber med blant annet grafiske designere. Kanskje en av kollegaene mine kommer over en bloggpost om paradigmeskifte innen digital typografi. Hva skal hun eller han gjøre? Sende tips på e-post til de andre designerne? Sende til alle?

Jeg vil sannsynligvis oppleve det som spam der og da. Men om noen måneder trenger jeg kanskje informasjonen i et prosjekt. Jeg fikk den aldri (avsender bestemte at den ikke var relevant for meg). Eller den ligger den godt begravd i papirkurven (den var ikke relevant for meg da).

La oss tenke oss at HR-avdelingen sender ut et skjema for søknad om ferie i morgen. De færreste har ofret ferie en tanke. Hva gjør vi med e-posten? Sletter den? Bruker tid på å arkivere den til senere?

Tenk hvor vidunderlig verden ville vært hvis all denne informasjonen var ferdig kategorisert og lett tilgjengelig når vi trengte den. Det ville krevd litt mer tid fra avsender, men sykt mye mindre tid i sum for resten av butikken.

Jørn, tenk deg en mikrobloggløsning der avsender måtte kategorisere innleggene for at de skulle være mulig å finne igjen. Vi har prøvd det på noen intranett. Og, ja, det funker.

Jørns påstand: Frihet til å velge tid og sted for å lese eller skrive e-post. I mitt yrke som fastlege er min kjernevirksomhet å undersøke og snakke med pasienter. E-post er stengt av i hoveddelen av min arbeidstid. Det varierer hvilke tider på døgnet jeg har mulighet til å håndtere e-post-køen.

For mottagerne mine spiller dette ingen rolle – jeg svarer når det passer for meg, de leser når det passer for dem. Man behøver ikke å la seg avbryte av innkommende e-post, man kan ta det i dedikerte arbeidsøkter.

Eiriks svar: Vi lever i to ulike verdener. På alle arbeidsplasser jeg har vært innom, har det vært kultur for at viktig e-post skal besvares raskt. Dermed våger vi ikke å stenge innboksene våre store deler av døgnet. Kanskje vi burde?

Redd vi må gjennom en kulturrevolusjon eller to før dette kan bli farbar vei.

Jørn: Jeg har egentlig lyst til å fortsette å liste opp fordeler. For eksempel fordelen ved å ha et stort referansearkiv med god søkefunksjon der du enkelt kan finne tilbake til nyttig informasjon fra gammel e-post.

Eirik: Vi fortsetter i diskusjonsfeltet. Eller blir vi aldri ferdig :)

Dette er vi enige om

Godt nytt år!

Jørn Kippersund er spesialist i allmennmedisin og jobber til daglig som fastlege i Volda. Han er og har vært aktiv i flere organisasjoner som f.eks. Volda fotball, Human-Etisk forbund og Allmennlegeforeningen. Metoden innbokskontroll har gjort det mulig for ham å ha mange baller i luften og samtidig unngå opplevelse av stress. Kippersund coacher, blogger og holder foredrag om metoden.

Mer om Kippersund og innbokskontroll på http://innbokskontroll.wordpress.com/

30 kommentarer

  1. Pingback: → Jeg liker e-post! « Jørns blogg om Innbokskontroll
  2. Pingback: → Tweets that mention Derfor hater og elsker vi e-post | IAllenkelhet -- Topsy.com
  3. Mye å ta takk i her Eirik! :) Begynner med eksempelet ditt med jobbsøkeren med tunge e-post vedlegg. Hvilket annet medium ville vært bedre til å formidle denne jobbsøknaden? Mikroblogging?

  4. Kontekst, kompis, kontekst:)

    Pluss, og jeg siterer meg selv: “Vet de fleste (alle?) påstandene mine handler om kultur, altså hvordan vi bruker teknologien, ikke hvordan den kunne vært brukt. Men er det ikke naivt å se teknologi løsrevet fra kultur?”

  5. For meg er epost eit uvurderleg vertøy:

    Eg kan gi informasjon til mange på ein gang.
    Eg slepp å bekymre meg for om eg plager ein person med å ringe på lite passande tidspunkt.
    Når eg mottek ein epost, kan eg tenke meg om og undersøke ei sak før eg formulerer eit svar.
    Eg slepp å bli forstyrra av telefonar på lite passande tidspunkt.
    Eg kan behalde søkbar dokumentasjon på kommunikasjonen dersom eg ønsker det.
    Sjølv om eg mottek fleire titals epostar dagleg, ser eg ikkje unyttige epostar som eit stprt problem. Mange kan eg slette berre ved å sjå overskrift, fleire ved å skumme starten. Treng ikkje ta lang tid.

    Men eg er samd i at der er kulturelle utfordringar ved bruk av epost:

    Det er ikkje alle som sjekker eposten sin regelmessig på same måten som dei sjekker si fysiske postkasse. Eg har i styret mitt i starten av perioden supplert med gruppesending av SMS for å gi beskjed om at no bør eposten sjekkast. Etter kvart vart ikkje det nødvendig. Det kan også for viktig informasjon vere nødvendig å be om tilbakemelding som stadfester at informasjonen er motteken.

    Dersom det i ein organisasjon er forventningar om at epost skal lesast og besvarast med det same, bør det takast opp på generellt grunnlag. Dette øydelegg arbeidsflyt og prioritering av arbeidsoppgaver. Det bør heller vere ein regel om at epost sjekker ein 2-3 ganger i løpet av arbeidstida. Dersom noke hastar meir enn det, skal ein sende sms med beskjed om eposten i tillegg.

    Referanseinformasjon som vedkjem heile organisasjonen, kan med fordel publiserast på intranett eller liknande.For eksempel søknadsskjema om ferie. Men svært ofte vil ein epost med beskjed om at informasjonen er lagt ut vere nødvendig. Det er enda ferre som sjekker mikrobloggar og intranettsider regelmessig, enn dei som sjekker epost regelmessig.

    Det er så lett å sende epost, at det er ein klar fare for å sende for mykje informasjon til for mange, og dermed ta av tida deira

    Å tenke meg organisasjonslivet og arbeidslivet uten epost, høyres ut som eit mareritt. Men at her er forbedringspotensiale i korleis vi bruker dette kraftfulle verktøyet, er sikkert.

  6. Jeg ønsker meg fortsatt e-post. Spesielt ønsker jeg meg e-post fra de ugjennomtenkte navle-beskuende som mener at det er naturlig å kreve at jeg skal besøke akkurat deres nyhetsside hver eneste dag for å sjekke om de har lagt ut viktig beskjed til meg der. HR avdelingen som kunngjører nye rutiner. Idrettsforeninger som leggger om treningsplan eller reiseopplegg. Barnehager som innfører nye sanksjoner for foreldre rammet av kollektivsvikt. IT avdelingene som forteller om planlagt driftsstans. Noen av disse tingene kan sendes som tekstmeldinger, ja…men når de kommer som e-post er de søkbare…og jeg har mer lagringsplass.

    Skulle bare ønske de kunne utstyres med en “expiration date” av avsender. Da kunne de forsvinne når de ble irrelevante!

  7. Pingback: → Tweets that mention Derfor hater og elsker vi e-post | IAllenkelhet -- Topsy.com
  8. Eirik, gjentar meg selv: Jobbsøkeren din burde ha limt søknaden direkte inn i e-posten skriver du. Men hvordan skulle h*n ha limt den inn i et mikroblogginnlegg?

  9. En amerikansk undersøkelse jeg leste nylig viser at nesten sju av ti arbeidstakere bruker mellom en og tre timer på å lese e-post hver dag. Én av ti bruker opp mot fem timer daglig på e-post, og vi nordmenn er vel ikke særlig bedre.

    E-post kan være den verste tidstyven, eller du kan gjøre den til et godt arbeidsredskap. Siling/sletting/arkivering er stikkord, slik Jørn er inne på. Hvis du ikke gjør det, er frustrasjon og tidssløsing resultatet. Det er meningsløst å lese samme e-post flere ganger, uten å ta stilling til hva du skal gjøre med den.

    Og om vi venner våre kontakter til at de får svar umiddelbart, ja da forventer de det.

    Jeg fikk for øvrig tips om denne bloggduellen via e-post. :)

  10. Microblogg? Jeg ser mørke skyer på himmelen. Fordelen med e-post er jo at jeg selv velger når jeg skal lese den. Ja, har jeg en jobb der det kreves at jeg er tilgjenngelig så kan jeg ikke la være å lese mail en hel uke uten en eller annen form for autosvar som informere om nettopp det, men jeg kan selv velge om jeg leser kontinuerlig eller velger å lese til faste tider i løpet av arbeidsdagen/døgnet.

    Microblogg – da ser jeg for meg en eller annen form for nettside jeg med mer eller mindre regelmessighet må lese for å holde meg oppdatert. Jeg vet ikke hva jeg leter etter eller om dette er informasjon ment for meg. Jeg må rett og slett lese ALT for å vite om dette vedkommer meg eller ikke. Selvsagt kan det være slik at jeg abbonerer på – ja, nettopp en e-post, som varsler meg om likt og ulikt, men da takker jeg nei – og beholder heller kun e-post!

  11. Jeg heier på Eirik. Synes også det er et moment at det foregår mye dialog via epost som ikke kommer andre tilgode.
    Tenk på antall dialoger som har gjentatt seg selv på epost, fordi ingen andre har innsyn i dem. Ønsker meg en knapp i Outlook som heter “Åpne henvendelse i sosiale medier” slik at andre kan besvare den for meg.

  12. Pål: Hvis det allerede er et problem at det er for stor informasjonsstrøm – vil ikke da ytterligere deling øke informasjonstrykket enda mer på de stakkars mottagerene av denne informasjonen?

  13. Og min siste kommentar var altså til Pål Sommerseth (her var det jo to Pål)

  14. @Jørn “Eirik, gjentar meg selv: Jobbsøkeren din burde ha limt søknaden direkte inn i e-posten skriver du. Men hvordan skulle h*n ha limt den inn i et mikroblogginnlegg?”

    http://www.dn.no/karriere/article1670897.ece

    Mikroblogging4ever;)

    @Alle: Nei, jeg mener ikke at vi skal slutte med e-post. Vi skal slutte å misbruke e-post.

  15. @Eirik Eksempelet ditt om Ingeborg Volan som får seg jobb viser vel mer at tettheten av ressurssterke og teknologikunnige mennesker er størst i den tidlige fasen ved bruken av et hvilket som helst medium? Hun fikk vel ikke formidlet stort mer med twitringen sin enn at “Hei, jeg er på twitter” (noe ikke så mange var på den tiden, og følgelig kunne man konstatere at hun var langt fremme) og gjennom det vekket interessen til talentspeideren? Den ekte informasjonen fikk han først over en kopp kaffi, forøvrig en kommunikasjonform som langt overgår til og med e-post :)

  16. For meg er e-post det suverent viktigaste kommunikasjonsverktøyet på jobb. Så viktig at om e-posten ein sjeldan gong er nede, så går eg heim.

    Men det er ein stor fordel med gode rutinar for å skilja klinten frå kveiten. Og, Eirik, eg vil vel hevda at om du brukar *mykje* tid på å sortera ut det irrelevante, så tyder det på at innhaldet ikkje kan vera så veldig irrelevant heller, for det heilt irrelevante (eller mildt relevante) treng ein jo ikkje meir enn kasta eit blikk på før sletting eller arkivering, dersom det ikkje alt er handtert av eit filter.

  17. @Jørn: Var en spøk. Vær nå ikke så humørløs:)

    @Torstein: Godt poeng. Men… min virkelighet er ikke så svart/hvit, relevant/irrelevant. Er din? Og, hva om avsender definerer kategori relevant og mottaker kategori irrelevant.

    Kunne fortalt deg en artig historie du kanskje kjenner deg igjen i. Vi tar den heller over en øl:)

  18. Gode poeng fra begge parter, og er nok som Eirik skriver viktig at enkelte ting forsatt bør sendes som e-post. Derimot er det andre ting som passer bedre i en annen kontekst, som for eksempel mikroblogg. Men hva hører hjemme hvor?

    Jeg opplever ofte at personer hevder at informasjonen ikke er personlig nok når den deles via en mikrologg kontra og bli sendt direkte (les personlig) til deg. Kan man dermed si at Jørn’s kategori B, bør være i mikroblogg kontekst – som mottaker oppsøker når man trenger den. Samtidig som oppgave informasjon (som krever handling fra mottaker) passer inn i en e-post kontekst hvor man har oversikt over hva man har lest og ikke.

    Men vil man kunne klare å lage “kjøreregler” for dette, og risikere å miste informasjon fordi avsender ikke benyttet riktig kontekst? Mikroblogging er nødig noe man benytter for å få en bestemt person til å utføre en oppgave, men kan være greit om man ønsker å vite om noen der ute (eller i selskapet) kjenner til problemstillingen.

    Bør man sette krav til en bruker om at det kommuniseres i riktig kanal? Eller stilles det da for store krav til brukerne? Burde ikke heller løsningene legge til rette for hvilke kanal det er “riktig” og kommunisere i? Vi ønsker jo en søkeboks som søker i flere kilder, og ønsker vel ikke å sette krav til brukeren om at den kilden er den som inneholder svaret man er på jakt etter.

    Eirik, skal teknologien kunne sette krav til at vi forstår hvordan vi skal bruke den. Eller bør man sette krav til teknologien at den er enkel å forstå og benytte “riktig”?

    Jørn, arkiv er jo flott. Men hva gjør du når du slettet svaret for et halvt år siden og det ikke er sikkert at det ligger i noe arkiv lenger pga at det ikke var av interesse når du mottok det. Eller hva gjør du når arkivet ligger lagret på en av de 3 pcene, og du kun har pad’n din tilgjengelig? Ville det ikke da vært bedre om svaret lå tilgjengelig for “alle” i en løsning som er tilgjengelig uavhengig av klient?

  19. @Eivind: “Bør man sette krav til en bruker om at det kommuniseres i riktig kanal? Eller stilles det da for store krav til brukerne? Burde ikke heller løsningene legge til rette for hvilke kanal det er “riktig” og kommunisere i?”.

    Takk! Kunne ikke vært mer enig. Dog, nøtten er hvordan legge til rette så det funker. Forslag? Tanker? Kan du fri meg (og mine kunder) fra e-postens tyranni?:)

  20. @Eivind: “Jørn, arkiv er jo flott. Men hva gjør du når du slettet svaret for et halvt år siden og det ikke er sikkert at det ligger i noe arkiv lenger pga at det ikke var av interesse når du mottok det. Eller hva gjør du når arkivet ligger lagret på en av de 3 pcene, og du kun har pad’n din tilgjengelig? Ville det ikke da vært bedre om svaret lå tilgjengelig for “alle” i en løsning som er tilgjengelig uavhengig av klient?”

    Med dagens lagringskapasitet kan man omsider si: Er du i tvil – arkiver! Lagringsplassen er for praktiske formål ubegrenset. Dersom du for 6 mnd. var det minste i tvil om dette kunne være av interesse så bør man ha en lav terskel for å arkivere. Men ja, ting kan selvsagt glippe. Hvor mange ganger har du likevel ikke hørt om folk som av ulike grunner har mistet sin laptop med outlook, og oppdaget at savnet er forbløffende lite.

    Nå er jeg altså tilhenger av liberal arkivering. Det forutsetter en nett-basert e-postløsning. E-posten din skal se lik ut uansett hvilken dings (3 forskjellige PC’er eller en pad eller telefon) du bruker for å kikke på den. Alt på nett – alltid! Ref: http://innbokskontroll.wordpress.com/2010/10/03/alt-pa-nett-alltid/

    I denne debatten har jeg fått en vekker på behovet for at informasjonen kan være søkbar i ettertid for andre i en organisasjon, enn de som spesifikt inngår i en e-post utveksling. Dette er et godt poeng, men bør vel kunne løses også gjennom bruk av e-post? Hvis en organisasjon ønsker dette, kan man vel etablere en datasky på intranettet med egen e-postadresse? F.eks. arkiv@organisasjonen.no. Denne adressen settes i kopi-feltet når man tror korrespondansen en gang i fremtiden kanskje kan bli relevant. Uten bruk av en slik kopi-funksjon, er jo f.eks. arbeidsgivers rett til innsyn i personlig e-post begrenset, ref: http://www.datatilsynet.no/templates/article____2588.aspx

  21. @Eirik Jeg i slet lune Eirik? :) (ref: http://wergeland2008.no/Articlelist.aspx?m=3&amid=2478) Humøret er på stigende kurs jo mer jeg skjønner at jeg likevel får beholde e-posten min :)

  22. @eirik: tek gjerne ein god historie over ein øl :). Og så kan eg fortelja om kvardagen min som heller ikkje alltid er svart/kvit. Av og til er den berre svart ;)

  23. Pingback: → Her-og-nå-kommunikasjon lenker de unge til internett « Jørns blogg om Innbokskontroll
  24. Det virker som det er en utbredt forestilling om at mikroblogging fører til et bombardement av informasjon. Men det ikke slik at man må sitte å nilese alle meldinger som kommer (hvis man ikke vil da). Er det noe som er ment for deg personlig brukes det som regel mentions (f.eks @jørn). Disse sorteres ofte for seg selv, og man kan sjekke disse med jevne mellomrom. For e-postfans så finnes det som regel en mulighet for å få varsel pr e-post om det har kommet en en personlig melding til deg. Man kan også velge å forholde seg kun til direktebeskjeder som kun du selv og avsender ser, og dermed begrense informasjonsstrømmen ytterligere. I tillegg så kan man i flere mikrobloggverktøy også svare via e-post, så her er det ikke noe som ekskluderer det andre.

  25. @Bjørnar De tingene du nevner med mentions og evt. e-post notification, gjør mikroblogging litt mer likt e-post og dermed bedre. Jeg har likevel vanskelig for å tro at oversikt, referansearkiv og flekisibilitet i svarhåndtering kan gjøres like elegant i et slikt mikrobloggesystem. Hvis mikrobloggen kun fungerer som varsler for at man må skifte over til e-post kanal, eller hvis e-posten fungerer som et varsel for når man skal gå over til mikrobloggen, blir vel begge deler en omvei for hverandre? Jeg tror en organisasjon må være tydelig på hvilken kanal brukerene _skal_ lese og forholde seg til.

    Jeg erkjenner likevel at behovet for kunnskapsdeling i en organisasjon ikke møtes ved dagens bruk av e-post. Man ønsker søkbare news-feed som kan komme hele organisasjonen til gode. Hva om man har “copy to newsfeeed” som standard valg på e-post-sending (med mulighet til reservasjon), og lar de tre øverste linjene i en e-post fungere som en mirkoblogg i en slik newsfeed? Dermed ville man beholde e-posten som den tydelige kanalen for oppgavedefinisjoner, samtidig som man har en newsfeed for referansesøk og kunnskapsdeling.

    Men det er kanskje noe sånt du mener? Som du sier; Det ene behøver ikke utelukke det andre. Jeg tror likevel man bør ha færrest mulig kanaler for formidling av adresserte oppgaver.

  26. @Jørn Det skulle egentlig stått @Bent Ingebrigtsen i forrige kommentar :-) Poenget mitt er bare at man ikke trenger å lese alt, som han mener og tror.
    En mikroblogg er et mye mer flyktig medium en e-post, så ja, man må avklare i org hva som skal sendes/leses i hvilken kanal. I Trondheim kommune jobber vi for tiden akkurat med dette, slik at vi kan si noe hvordan vi skal gjøre det fremover. Kunnskapsdeling er essensielt i en organisasjon hvor folk sitter spredt rundt omkring, og den utstrakte bruke av e-post har nok ikke akkurat økt delingen. “E-post to newsfeed” hadde kanskje vært noe, evt. så kan man klippe og lime :-)
    Når det gjelder oppgavefordeling, så eksperimenterer vi i BetaTrondheim med å bruke bugtracker til dette. Fungerer bra så langt. Men skal innrømme at varsel om oppdateringer fremdeles kommer via e-post :-)

  27. I jobbsammenheng elsker jeg e-post. Jeg mottar ca. 20-50 e-post hver dag og sender nesten like mange. Jeg jobber med mange saker i løpet av en dag eller en uke og jeg bruker e-post for å oppdatere meg på hva som er kommunisert fram og tilbake i en sak og for å bevise hva som er kommunisert, når og til hvem. Jeg har ofte opplevd kollegaer, kunder og leverandører som ønsker å sette meg eller bedriften i et dårlig lys eller legge skylden på meg eller min kollega. Da er jeg glad for at vi har bevis for hva som er kommunisert og hvem som har mottatt informasjonen. Det verste jeg opplever er kranglefanter som sier: “Jeg snakket med den og den da og da, fikk beskjed om sånn og slik og jeg har fulgt dette. Det er ikke mitt problem at dere har gitt meg feil info.” Hadde (mis-)kommunikasjonen foregått på e-post hadde man raskt funnet ut av hvem som hadde begått tabben. Istedenfor må man ofte legge velviljen til og kanskje miste mange tusen kroner for å slippe å miste like mye penger på å bruke utallige timer på å krangle videre. Det er fint med alt som er dokumenterbart.

    Jeg har innbokskontroll og jeg skal fremover bruke dette uttrykket så ofte som mulig. :-)

  28. @Sippeguri Jeg er glad du har innbokskontroll! :) (i all beskjedenhet påberoper jeg meg opphavsretten til selve uttrykket). Som du beskriver er muligheten til å spore langt tilbake i tid en viktig funksjon med e-post. Denne muligheten oppsto når man etterhvert fikk nettbaserte e-post løsninger med uendeligheter av plass. Uendeligheter av lagringsplass gir muligheter til å arkivere også når man er i tvil om man egentlig burde slette, og man får dermed langt raskere tømt innboksen.

    Jeg blir derfor trist til sinns når jeg kommer an i organisasjoner – f.eks. Vestfold fylkeskommune – der man opererer med kvotebegrensning på e-postlagring. Slike organisasjoner tvinger folk til å bruke tid på plukke ut de _minst_ viktige e-postene for at de skal kunne slette dem, i stedet for å fokusere på de mest viktige e-postene der de uløste oppgavene ligger.

  29. Rimelig balansert her om e-post vs. sosiale medier:

    http://www.bbc.co.uk/news/business-15856116

  30. Pingback: → E-post fyller 40 – hvorfor er det ingen som feirer? « Jørns blogg om Innbokskontroll

Skriv en kommentar

  • *

XHTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>