Derfor hater og elsker vi e-post 31

Bloggduell: Eirik Hafver Rønjum mener e-post er dysfunksjonell kommunikasjon. Jørn Kippersund er stor e-postfan. I romjulen utfordret de hverandre til bloggduell. Her er den.

Eirik og Jørn Twitter-krangler om e-post.

Eirik: Skulle skrive de tre tingene som irriterer meg mest med e-post. Det ble fem.

Jørn: Ikke noe problem. Fyr!

Derfor hater Eirik e-post

Eiriks påstand: For det første: For mye irrelevant. Får sikkert 50 e-post hver dag. 90 prosent er ikke relevant. Bruker mye tid på å sile hva jeg må forholde meg til og hva jeg kan kaste.

Jørns svar: Da jeg gikk ungdomsskolen hadde vi eget fag som het maskinskriving. Det ble ansett som en nyttig ferdighet i voksenlivet. Dette faget har da også vist seg ekstremt nyttig for meg ved at jeg bruker ferdighetene i touch-skriving hver dag.

E-post har kort historisk fartstid, og få har tatt innover seg at det krever noen enkle ferdigheter for å mestre e-post. En av de viktigste ferdighetene i forhold til e-post er evnen til å raskt luke vekk irrelevant informasjon og få denne vekk fra innboksen umiddelbart. Informasjon i innboksen kan grovt sett deles i 3:

  1. Oppgaveinformasjon, informasjon som krever handling fra meg.
  2. Relevant referanseinformasjon. Informasjon jeg kanskje trenger en dag, men som ikke krever handling fra meg.
  3. Irrelevant informasjon.

De fleste håndterer 2 og 3 feil. Man må angripe 2 og 3 på samme måten som man angriper frukter i fruit-ninja. Kjapt og greit; Slett eller arkiver. Irrelevant informasjon tar bare noen få øyeblikk å luke vekk. Lar man den bli liggende i innboksen utgjør den imidlertid et stort problem. Både ved faktisk å stå i veien for relevant informasjon, men også ved at den stjeler tid ved at du til stadighet tar den opp til vurdering og gang på gang fortsatt konkluderer med at den er irrelevant.

Både 2 og 3 trenger bare ett raskt blikk på seg før de skal være ute av innboksen. Og det som da er igjen er kun relevant informasjon.

Eiriks påstand: Vårt forhold til e-post oser av respektløshet både fra avsender og mottaker. Hver gang du sender noen en e-post, eller setter noen på kopi, stjeler du tiden hans/hennes. Samtidig er det respektløst ikke å lese det noen sender deg. Men hvordan får vi tid?

Jørns svar: Å sende noen irrelevant informasjon er respektløst og bør unngås. Men som mottager har du likevel god kontroll hvis du forstår kraften i målet om tom innboks. Irrelevant informasjon kvitter du deg raskt med – helt enkelt.

Eiriks påstand: Det er krevende å forstå kontekst. E-poster genererer ofte lange tråder med svar og kontrasvar. Ofte må vi skrolle ned, hoppe frem og tilbake, for i det hele tatt å forstå hva e-posten egentlig handler om.

Jørns svar: Uenig. Det er nettopp trådene som gjør det enkelt å forstå kontekst. Er likevel enig i at enkelte kunne vært flinkere å starte ny tråd når de skifter tema.

Eiriks påstand: Epost er en hybrid mellom gammeldags brev og chat. Vi forventer nærmest øyeblikkelig svar på det vi sender ut.

Jørns svar: Hybrid er bra. Det er valgfrihet. Jeg er enig i at mange har urealistiske forventninger i forhold til svartid. Fordelen med e-post er jo at man kan svare når det passer. Avsender må forstå at de ikke har oversikt over mottagerens arbeidsdag.

Sender man en e-post hvor svar er påkrevd raskere enn i løpet av neste arbeidsdag, bør man supplere med en telefon eller SMS. Forståelsen for dette mener jeg er i ferd med å bre om seg.

Eiriks påstand: E-post er ansvarsfraskrivelse og sovepute. Når vi sender info eller delegerer noe per e-post har vi liksom gjort vårt.

Jørns svar: Ja, men det har vi da. Er noen tilstede på e-post, så må man også forvente at de leser denne innen rimelig tid. Som sjef for 25 nattevaktsleger, koordinator for 30 jentefotballspillere på vei til Dana cup med foreldre, koordinator for humanistiske konfirmanter og tillitsvalgt i legeforeningen m.m. så lar jeg alle få vite at en beskjed gitt på e-post er en gitt beskjed. Er man tydelig på dette, lærer folk seg det raskt. Er man derimot utydelig mister e-posten sin verdi, og man må supplere med annen type informasjon i tillegg.

Eirik: Vet de fleste (alle?) påstandene mine handler om kultur, altså hvordan vi bruker teknologien, ikke hvordan den kunne vært brukt. Men er det ikke naivt å se teknologi løsrevet fra kultur?

Jørn: Det er utvilsomt mye ukultur innen bruk av e-post. Med enkle grep kan man ta kontroll over sin egen innboks, og ikke la andres manglende inn-/utbokskontroll bli ditt problem.
Vi slutter ikke å kjøre bil selv om enkelte råkjører? Din egen atferd utgjør den største risikoen ved bilkjøring. Slik er det også med e-post: Du trenger ikke la andres ukultur ødelegge det viktige verktøyet e-post er.

Derfor elsker Jørn e-post

Jørns påstand: Frihet til innhold. I e-post har man en enorm frihet til å velge ulike typer innhold. Man kan legge ved en hvilken som helst type fil, og man kan velge om man vil skrive langt eller kort.

Eiriks svar: At vi kan, betyr ikke at vi bør. Hvor irriterende er det ikke å måtte åpne x antall vedlegg for å forstå budskapet? Eksempel: Når vi ansetter nye medarbeidere er første aktivitet å grovsile. Salig være den som har limt søknaden rett inn i e-posten, og ikke tvinger oss til å åpne en tung Word- eller PDF-fil.

Jørns påstand: Frihet til å velge mottagere. Det er ingen delingstvang ved bruk av e-post. Man kan sende til en eller mange, som hovedmottagere eller kopimottagere, eller til og med som blindkopimottagere hvis man ønsker å holde noen orientert om en prosess, uten å involvere dem direkte i prosessen.

Eiriks svar: Vel, det kanskje største problemet med e-post som kommunikasjonsform: Avsender definerer både hvem som skal få informasjonen og når den skal konsumeres.

Helt håpløst i en kunnskapsøkonomi. Jeg jobber med blant annet grafiske designere. Kanskje en av kollegaene mine kommer over en bloggpost om paradigmeskifte innen digital typografi. Hva skal hun eller han gjøre? Sende tips på e-post til de andre designerne? Sende til alle?

Jeg vil sannsynligvis oppleve det som spam der og da. Men om noen måneder trenger jeg kanskje informasjonen i et prosjekt. Jeg fikk den aldri (avsender bestemte at den ikke var relevant for meg). Eller den ligger den godt begravd i papirkurven (den var ikke relevant for meg da).

La oss tenke oss at HR-avdelingen sender ut et skjema for søknad om ferie i morgen. De færreste har ofret ferie en tanke. Hva gjør vi med e-posten? Sletter den? Bruker tid på å arkivere den til senere?

Tenk hvor vidunderlig verden ville vært hvis all denne informasjonen var ferdig kategorisert og lett tilgjengelig når vi trengte den. Det ville krevd litt mer tid fra avsender, men sykt mye mindre tid i sum for resten av butikken.

Jørn, tenk deg en mikrobloggløsning der avsender måtte kategorisere innleggene for at de skulle være mulig å finne igjen. Vi har prøvd det på noen intranett. Og, ja, det funker.

Jørns påstand: Frihet til å velge tid og sted for å lese eller skrive e-post. I mitt yrke som fastlege er min kjernevirksomhet å undersøke og snakke med pasienter. E-post er stengt av i hoveddelen av min arbeidstid. Det varierer hvilke tider på døgnet jeg har mulighet til å håndtere e-post-køen.

For mottagerne mine spiller dette ingen rolle – jeg svarer når det passer for meg, de leser når det passer for dem. Man behøver ikke å la seg avbryte av innkommende e-post, man kan ta det i dedikerte arbeidsøkter.

Eiriks svar: Vi lever i to ulike verdener. På alle arbeidsplasser jeg har vært innom, har det vært kultur for at viktig e-post skal besvares raskt. Dermed våger vi ikke å stenge innboksene våre store deler av døgnet. Kanskje vi burde?

Redd vi må gjennom en kulturrevolusjon eller to før dette kan bli farbar vei.

Jørn: Jeg har egentlig lyst til å fortsette å liste opp fordeler. For eksempel fordelen ved å ha et stort referansearkiv med god søkefunksjon der du enkelt kan finne tilbake til nyttig informasjon fra gammel e-post.

Eirik: Vi fortsetter i diskusjonsfeltet. Eller blir vi aldri ferdig :)

Dette er vi enige om

Godt nytt år!

Jørn Kippersund er spesialist i allmennmedisin og jobber til daglig som fastlege i Volda. Han er og har vært aktiv i flere organisasjoner som f.eks. Volda fotball, Human-Etisk forbund og Allmennlegeforeningen. Metoden innbokskontroll har gjort det mulig for ham å ha mange baller i luften og samtidig unngå opplevelse av stress. Kippersund coacher, blogger og holder foredrag om metoden.

Mer om Kippersund og innbokskontroll på http://innbokskontroll.wordpress.com/