Når er man egentlig ferdig? 5

Jeg har lenge gått og fundert på når noe faktisk kan ansees som ferdig. En nettside for eksempel, blir jo aldri ferdig. Den skal dyrkes som et velfrisert bonsaitre for å alltid fremstå som ryddig, relevant, nyttig og alt det der.

Noen blir overrasket når man sier det. De ser for seg ett prosjekt som vi skal hjelpe dem med, et produkt som skal leveres og implementeres for deretter å være nettopp «ferdig».

Bonsaitree

Det slo meg her om dagen da jeg ryddet på kjøkkenet sent en kveld (flere timer etter middagen) at en matlagingsprosess for en neatfreak som meg, faktisk ikke er å regne som ferdig før kjøkkenet er like strøkent som det var da du henta fram den første fjøla.

Tre vanlige definisjoner på når man er ferdig

Som prosjektleder erfarer jeg ofte den samme forvirringen rundt «done» i prosjekter. Når er man egentlig ferdig? De ulike aktørene i et prosjektteam har forskjellige svar og refererer til ulike milepæler.

1. Når designprosessen er ferdig

Designeren føler seg jo litt ferdig da, men han må alltid justere designet etter at det har blitt implementert. Kanskje må han lage noen flere moduler, fordi man finner ut at noe innhold ikke blir ivaretatt i det designsystemet han har laget. Så designet er nok langt fra ferdig i den første overleveringen.

2. Når utviklingen er ferdig

Utvikleren spør «Når skal dette være ferdig da?» Da bør man som prosjektleder iallefall ikke svare lanseringsdatoen.

3. Når innholdet er ferdig

Vi kan ikke lansere noe som helst før innholdet er på plass. Selv om vi i Netlife Research pleier å bruke reellt innhold mens vi designer et nettsted, er det fortsatt en formidabel jobb å gjøre med innholdet før siden er klar for offentlighetens argusøyne.

Mange web- og produktansvarlige synes det er vanskelig å skrive innholdet før det kan implementeres rett inn i sidemalene. Designet er vanskelig å få realistisk og funksjonelt nok uten at reellt innhold er ferdig. Så hvem må være ferdig først?

Det er når man er ferdig at jobben faktisk begynner

Til deg som har små barn: Føler du at jobben er ferdig når du hører «Mammaaaaaaa, jeg er feeeeeerdig?» Nei, da BEGYNNER faktisk jobben din, mens for den lille tassen som sitter der på ramma så er prosessen over. Han er ferdig han. Og superfornøyd. Det er opptil deg å rydde opp. Noen ganger føles prosjekter litt sånn også.

Justeringer etter implementering

Når utvikleren er ferdig med å utvikle det som ble bestilt, og det kommer justeringer fordi designeren ikke synes det ble slik han så for seg, oppstår det ofte litt turbulens. I tillegg til dette kommer det også ønsker om justeringer fra kunden etter at modulene har blitt implementert. Dette oppleves ofte som demotiverende for de som utvikler løsningen. Vi var jo enige om at vi var ferdige etter at dette var implementert. Hvorfor fikk jeg ikke beskjed om dette før jeg gjorde meg ferdig?

Prosjektledelse etter første lansering

Når skal prosjektlederen slutte å prosjektlede? Ved første lansering? Det er jo store behov for oppfølging etter lansering. Det er jo derfor det ofte blir kalt nettopp en FØRSTE lansering. Mens man har jobbet så har man funnet ut mange andre smarte ting som man også ønsker å utføre, og som kanskje til og med er viktigere enn det opprinnelige tanken man hadde om prosjektet. Da føler man seg ikke ferdig når prosjektoppgavene er utførte.

Oppfølging og økonomi

Mange trenger hjelp til videre jobbing med nettsidene sine. Det kan være hjelp til å skrive tekster, opprette kampanjer, nye innholdsmoduler, eller å gjøre seg bedre kjent med administrajonsgrensesnittet. Noen trenger rett og slett bare hjelp til å fordele ansvar innad i sin organisasjonen. Disse aktivitetene har man som regel ikke tenkt på da man definerte prosjektet og hentet inn penger til det.

Ferdig nå?

Så hva avgjør om man er ferdig med prosjektet? Noen ganger blir det rett og slett når man har nådd estimatet. Så må man jobbe for å få et nytt budsjett til «oppfølging». Fordi det som regel er lettere å få penger når et prosjekt ble avsluttet på tida, enn å skli over i en oppfølgingsfase på samme budsjett. Er man ekstra lur så planlegger man dette på forhånd.

Er det en ting jeg vet sikkert så er det at behovet for oppfølging etter lansering alltid kommer. Bonsaitreet trenger vann og stell for å holde seg nett og velpleid. Alternativet er at det vokser ut av proporsjoner, for deretter å tørke inn og dø. Kontinuerlig arbeid er et suksesskriterie for en nettside eller et intranett. Men når setter man strek mellom «prosjekt» og «oppfølging»? Og hvordan avtaler man i forkant at denne streken skal settes på det nøyaktige tidspunktet? Når ingen faktisk føler seg ferdig da?

Det heter jo «Klar, ferdig, gå!» Det betyr vel at det skjer noe etter «ferdig» også?

Nå er jeg ferdig med dette innlegget.

Randi BB Govertsen

Randi er prosjektleder med et bankende hjerte for begeistringsledelse.

Flere artikler av Randi CV

5 kommentarer

  1. Ofte har personer som tidlig i karrieren hadde ansvar for tidsbegrensede kampanjer, trykking av brosjyrer eller rapportskriving som nå har steget i gradene til en lederjobb og nå har ansvar for budsjett og styring av et nettsted. Da er det lett å tenke utvikle nettsted etter reklamekampanjemetodikk, hvor nettstedet legges brakk når prosjektperioden er utløpt.

  2. Godt innspill. Det kan absolutt være en av årsakene. Forventningene til den som bestiller prosjektet baserer seg på tidligere erfaringer og dermed også fra andre bransjer. Et utvalg personer med ulike perspektiver danner en prosjektgruppe.

    Det er viktig at man blir godt kjent ved prosjektstart, og setter ord på hva prosjektet skal inneholde, og hva man kan forvente seg i de ulike fasene.

  3. Godt innlegg! Og går vel inn under kategorien “folkeopplysning” til kunden før oppstart? Men like mye til de som jobber på prosjektet. Fort gjort å glemme dette.

  4. Ja, man bør definitivt snakke om dette i oppstarten av prosjektet. For de som ikke har kjøpt inn denne typen oppdrag tidligere er det ikke selvsagt at det kommer mer etter endt prosjekt.

    Jeg synes det fungerer bra å opprette en backlog over alle innspill som dukker opp i prosjektfasen. Da får man fanget opp gode ideer som er utenfor scope, og kan planlegge hvordan disse skal tas videre som en ny fase etter første lansering.

  5. Pingback: → Lær deg å elske din backlog — iAllenkelhet

Skriv en kommentar

  • *

XHTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>