Tre myter og åtte tips om presentasjoner 23

Det finnes to typer presentasjoner: de du holder foran et publikum og de du sender på epost som en leveranse. De er ikke det samme. Jeg skal snakke om den første varianten.

Først noen myter

Myte nr 1: Det er ikke så viktig hvordan presentasjonen ser ut – det er jo innholdet som teller

Når du skal i et kundemøte tenker du på hvordan du presenterer deg selv – at du er passende kledd, at du har et fast håndtrykk, hvordan du snakker. PowerPoint-presentasjonen din er også en del av totalinntrykket.

En lurvete presentasjon er den digitale ekvivalenten til et slapt håndtrykk. Det handler om troverdighet. Ville du kjøpt noe av en fyr som stilte opp i møte med møkkete joggebukser? En rufsete PowerPoint er den møkkete joggebuksen i rommet.

Myte nr 2: Presentasjonen må kunne stå alene slik at jeg kan sende den videre etter møtet

Presentasjonen er ikke et manuskript, det er en huskeliste. Du spiller hovedrollen og presentasjonen er et hjelpemiddel, et sidekick, som skal støtte budskapet ditt visuelt og hjelpe deg å huske hva du skal si.

Hvis presentasjonen skal brukes som dokumentasjon etterpå, kan du enten skrive utfyllende tekst i presentasjonsnotatene eller du kan lage en versjon med mer tekst.

Myte nr 3: Det må være så få slides som mulig

Det er ikke sånn at mange slides automatisk betyr en lang presentasjon. Tenk på hver slide som en visuell knagg som publikum kan henge budskapet ditt på. Hyppige slidebytter hjelper publikummet ditt å holde seg våkne og følge det du snakker om.

Så hvordan lager du en god presentasjon?

1: Skriv stikkord – ikke setninger

Jo mer publikum må lese, jo mindre hører de på hva du sier. Tekstpunkter er til for å liste opp viktige punkter, ikke forklare dem i detalj – det er din jobb.

1_stikkord

2: Gjør det scannbart – uthev viktige ord

For at publikum kjapt skal få med seg hva du snakker om kan du utheve nøkkelordene med farge eller fontvekt.

2_scannbart

3: Del opp informasjonen

Lange kulepunktlister kan få hvem som helst til å drømme seg bort. Du kan enten bryte opp listen ved å få poengene til å dukke opp punkt for punkt på den samme sliden eller du kan spre punktene over flere slides – gjerne ett punkt pr slide.

3_punkt-for-punkt

På den måten får du publikum til å konsentrere seg om akkurat det punktet du faktisk snakker om, ikke de syv andre punktene på listen.

4: Drep kulepunktlisten

Bare fordi kulepunktlister er standard i alle PowerPoint-temaer betyr det ikke at du er nødt til å bruke dem til alt. Ofte kan man med fordel liste opp ting på andre måter.

4_kulepunkter

5: Et bilde er verdt tusen kulepunkter

Her er vi tilbake til de visuelle knaggene, publikummet ditt vil huske et meningsfullt bilde klarere enn en kulepunktliste. Bruk gjerne hele skjermen slik at det er få andre distraksjoner.

5_bilder
Foto 1: 123rf.com, foto 2: Flickr Creative Commons / greggoconnell

6: Rett opp

Pass på at tekst og bilder ser ryddig ut på sliden din. Sjekk at det står på linje, at det er like avstander mellom objekter, at sentrerte objekter faktisk er midtstilt. Øynene våre leter etter linjer og system, og informasjonen blir lettere fordøyelig når den er ryddig presentert.

Her er vi også tilbake til den møkkete joggebuksen, en rotete slide signaliserer ikke at du er profesjonell og godt forberedt.

6_align

Guides som ligger inne i både Keynote og PowerPoint gjør det enkelt å få objekter på linje og med lik avstand. For å sørge for at rette linjer faktisk er rette og at sirkelene dine ikke er ovale kan du holde inne shift når du roterer og skalerer objekter. Shift er magisk.

7: Tenk system og gjenbruk

Du trenger ikke å finne opp kruttet på nytt hver gang du skal presentere. Med en god bildebase, en ikonbase og et godt malverk for slides går det raskere å lage gode presentasjoner.

Gode foto finner du blant annet på:

Lagre bildene som fotograf_kilde.jpg slik at du kan oppgi riktige kilder.

Ikoner kan ofte gjøre en bedre jobb enn tekst med å forklare modeller eller prosesser. En god ikonbase kan gjøre det til en smal sak å tegne noe fremfor å beskrive det med tekst.

Gode ikoner finner du blant annet på:

I tillegg vil et godt malverk for slides gjøre det raskere og enklere å lage gode presentasjoner.

Malverk for slides bør inneholde:

8: Les teksten høyt – eller ta en pause slik at publikum kan lese teksten selv

Folk leser enten det som står på en slide eller de hører på hva du sier. Hvis du tar frem en slide med tekst på, men straks sier noe annet vil publikummet ditt først lese det som står på sliden og så konsentrere seg om det du sier. Da har de gått slipp av de første du sa.

Har du noen flere gode tips? Del gjerne i kommentarfeltet!

Presentert på Girl Geek Dinner Oslo hos Netlife Research 28. januar. Slides fra presentasjonen finner du her:

Freshe slides – åtte tips og tre myter om presentasjoner from Tuva Sverdstad Eikås