Derfor kan du ikke kutte ned på prosjektledelse i webprosjektene dine 9

Vi i Netlife Research blir ofte bedt om å redusere prosjektledelse i prosjekter – altså kutte ned på antall timer. Enten fordi “vi trenger ikke så mye prosjektledelse, det er jo et så lite prosjekt” og/eller “kan vi ikke heller flytte noen av disse timene over på grafisk design?”. Det er ikke så rart å tenke slik eller spørre om det, for det kan være litt vanskelig å forstå hva en prosjektleder faktisk gjør, og da er det lett å ty til nedprioritering av timer til dette.

Jeg pleier å si at god og riktig prosjektledelse går ubemerket hen, mens dårlig eller mangelfull prosjektledelse kan bli fryktelig merkbar. Det er ofte lett å være etterpåklok og peke på prosjektledelse som et forbedringsområde i prosjekter som mislykkes – helt eller delvis. Men hvordan kan vi enkelt synliggjøre prosjektledelse som en suksessfaktor i de prosjektene som lander trygt og solid – til avtalt tid, til avtalt estimat, og som overgår forventninger?

Prosjektledelse kan sammenlignes med gjær
Illustrasjon: Tuva Sverdstad Eikås

Tenk deg at du skal bake verdens beste boller. Først sikrer du at du har alle de nødvendige ingrediensene. Deretter begynner du å måle opp – og på tross av at du bare har en halv pakke gjær (det går sikkert bra, gjær er gjær), flesker du til med ekstra mel, melk, sukker, egg og kardemomme (namm!) – før du rører alt nøye sammen og setter til heving. Nå skal det bli andre boller! En time senere sjekker du deigen, men det har ikke skjedd noe særlig siden sist. Hmm, tenker du, det var rart. Men du gir ikke opp, og tenker at varmen i ovnen nok får fart på hevingen og setter inn brettet med bollene. 15 minutter senere tar du ut et brett med kjipe, mislykkede boller. Skuffende saker. Resultatet er milevis unna det du hadde tenkt, og du blir nødt til å starte helt på nytt.

Hva gikk galt? Jo, du fokuserte på ingrediensene hver for seg – du ville ha mer av kun det gode, samtidig som du knep inn på mengden gjær. Gjæren, som i seg selv ikke er så spennende eller smaker så veldig godt, har som hovedoppgave å løfte frem og binde sammen det beste ved de andre ingrediensene, og få dem til å jobbe sammen slik at sluttresultatet blir best mulig. Men er det for lite gjær, får den ikke gjort nytta si – som de sier.

Det samme kan vi si om prosjektledelse. Prosjektlederen er bindeleddet mellom kunde og prosjektteam. Prosjektlederen sørger for at ressursene får ro og fokus til å konsentrere seg om det de skal levere, slik at de kan levere topp verdi for hver time som jobbes – og kunden dermed får et solid sluttresultat. Dersom du kniper inn på prosjektledelse, blir ikke sluttresultatet så bra som du hadde håpet på.

Dersom prosjektet øker i omfang, må andel prosjektledelse økes tilsvarende – og vi vet av erfaring at 20% av øvrige estimater er en god regel. Kort fortalt: Du kan aldri fjerne eller redusere prosjektlederpotten uten at det påvirker kvaliteten på leveransen negativt.

Ikke vær etterpåklok – beregn riktig dose prosjektledelse fra start.