Slipp innholdet fri fra PDF-filen 11

De færreste oppsøker en nettside for å laste ned en PDF-fil. Likevel gjemmer fortsatt mange gullinnholdet sitt i dette formatet. Flere aviser og blader følger den samme veien når de tilbyr lesere innhold for nettbrett.

Mange eksempler

Sykepleierforbundet har i likhet med flere norske fagforeninger, mye av innholdet som omhandler lønns- og arbeidsvilkår i nedlastbare formater. Vår erfaring fra arbeid med flere andre fagforeninger er at dette ofte er en hovedgrunn til å besøke nettsiden.

Det samme gjelder Arbeidstilsynet. Mye av innholdet som er laget for å veilede målgruppene ligger i lite tilgjengelige nedlastbare formater. Her skiller Arbeidstilsynet seg lite fra andre tilsynsmyndigheter. Såkalte veiledere lages for papirformater, og legges deretter ut.

Eksemplene er tilfeldig valgt og representerer status på mange nettsteder.

Anno 1999

Jeg husker godt hvordan vedlikehold av en såkalt ressursside med nedlastbare PDF-dokumenter var en viktig del av den første webredaktørjobben min tidlig på 2000-tallet.

PDF-filer på nett er en rest fra internettsidenes barndom. Bevisstheten rundt å tilpasse innholdet til rammebetingelsene nettmediet setter, var lav den gang. I 1999 handlet det om å slenge ut det som fantes av brosjyrer og annet trykt materiell. Men Sir Tim Berners-Lee la til rette for noe annet enn print da han laget The HyperText Markup Language på slutten av 80-tallet.

Det er naturlig at produktene i en tidlig fase låner uttrykk fra eldre medier. Remediering kaller vi gjerne dette. Derfor fikk mye av det tidlige innholdet på nett form av papir gjennom pdf- filer. Men ingen kan lenger påstå at internett er et nytt medium. Vi vet mye om hva som funker og ikke i digital kommunikasjon.

Svarer på brukerbehov

Bak innholdet i PDF-filene kan det ligge mye godt researcharbeid. Tekstene svarer på konkrete brukerbehov som de som har skrevet har fått innsikt i ved å snakke med målgruppene. Dessverre er den nedlastbare filen ofte vanskelig å finne og nyttiggjøre seg av for brukerne:

Er brukeren så heldig å finne en PDF med innhold hun er interesserte i, møter hun ofte nye problemer når hun skal lese. Særlig om hun benytter en mobil. Noe over halvparten av de som besøker nettstedet ditt nå antakelig gjør. Og om hun har en skriver tilgjengelige er ytterst usikkert.

Den samme gamle historien

Jeg blir oppriktig lei meg når jeg ser at den samme pdf-historien gjentar seg når en del blader og aviser vil gjøre innholdet sitt tilgjengelig for nettbrett.

Det er nå over tre år siden jeg gjorde en analyse av første generasjons nettbrettløsninger fra et utvalg mediebedrifter. Løsningen var da å anse som distribusjonskanaler, og lite som innovative utfordrere i medielandsskapet. Nettbrettene har de samme forutsetningene som internett i sin tid hadde til å gi innholdet og produktet ny form gjennom hyppige oppdateringer, hypertekst, interaktivitet og multimedialitet. Min analyse vist imidlertid at produktene i langt større grad bygger på papir- enn nettformater. Dette var også noe av bakgrunnen for at den store oppslutningen uteble i starten.

Fortsatt består den digitale konverteringen for mange aviser og blader i å gjøre papirinnhold tilgjengelig i en mer eller mindre god PDF-leser.

Veien ut i PDF-uføret

Det er antakelig flere grunner til at man havner i PDF-uføret.

Organisasjonen tenker papir. De som jobber med innhold i organisasjonen din er vant til å tenke i trykte formater når de skal formidle. Som netthode er det da din oppgave å lære opp organisasjonen. Diskusjonen om hva som er det mest egnede formatet for budskapet bør tas tidlig og på ledernivå, ikke når noen sender deg nok en PDF-fil til publisering på nettsiden.

Dere tror andre format enn PDF er mer kostbare. Det kan de være, men ikke på lengre sikt. Et nettsted med responsiv design fungerer godt på alle enheter og dingser. Prisen for ikke å nå frem med viktig budskap overstiger raskt prisen for et godt nettsted.

Dere ønsker egentlig ikke å gjøre innholdet tilgjengelig på nett. PDF-formatet blir et dårlig kompromiss mellom lesere som etterspør digital kommunikasjon og avsendere som vil forbli i papirverdenen. Dette tror jeg er tilfelle for en del aviser og blader, dessverre.

Misforstått snillhet. Aktører som tjener på at dere fortsetter å trykke innholdet deres tilbyr løsninger som gjør det superlett å publisere PDF-filer.

Du kan krysse av for det som passer for din organisasjon, eller fylle på med flere gode eller dårlige begrunnelser i kommentarfeltet.

Inn i den digitale verden

Konklusjonen er derfor klar. Har du innhold på nettsiden din som er relevant for brukerne og godt skrevet, må det ut av det begrensende PDF-formatet!

Gjør en innholdsanalyse

Begynn med å kartlegge alle PDF-filer på nettsiden din. Deretter vurderer du innholdet i dem.

Hvis svarene er ja, er det første steget å konvertere innholdet til en HTML-side der du tilrettelegger teksten godt for nett. Mer hokus pokus trenger det ikke være. Er svaret nei, så sletter du filene.

Ha en digital strategi

Hvis problemet er at dere mangler bevissthet rundt hvorfor dere publiserer PDF-filer, eller at dere egentlig ikke vil være digitale, starter jobben på et høyere nivå i organisasjonen.

Er kanalen digital, er PDF-filen ikke en langsiktig løsning. Verken for nettsider, aviser eller blader!

Stine Camilla Bjerkestrand

Stine Camilla er innholdsrådgiver og -strateg som både kan stille diagnose og skrive ut rett medisin. Hun elsker å hjelpe organisasjoner slik at de får fornøyde brukere og dermed når sine mål.

Flere artikler av Stine Camilla CV

11 kommentarer

  1. PDF er helt håpløst å lese på iPhone og iPad, som er det jeg som oftest nettsurfer med og leser på.

    Det jeg derimot liker godt med PDF, og som gjør meg glad hver gang jeg kommer over et viktig dokument jeg kan laste ned til iPhonen eller iPaden, er at jeg da har dokumentet lagret lokalt og til odel og eie uansett om dokumentet senere skulle bli slettet fra nettsiden. Jeg har flere ganger opplevd at jeg nettopp må tilbake til PDF-filene jeg har lagret lokalt fordi nettsiden ikke lenger gjengir informasjonen eller har endret den radikalt.

    Ideelt sett ønsker jeg meg derfor to ting fra nettsider:
    1. All informasjon gjengis i leservennlig og nettbrett-/mobilformat.
    2. Viktige artikler, veiledere, oversikter, tabeller, skjemaer etc. tilbys i tillegg som nedlastbare PDF-filer.

    Ja takk, begge deler.

  2. @Pia
    Hvis du trenger lange dokumenter til “odel og eie” er e-bokstandarden EPUB, ikke PDF ideelt format. Det er en pakke med alle sidene, bildene og designstilene i en lang publikasjon som én fil. Mens teksten i PDF bare er en fastlåst størrelse og spalteoppsett, har EPUB, i likhet med nettsider flytende sidebredde, variablelt spalteoppsett og muligheter til å få fontstørrelse og tekstflyt til å tilpasse seg mobilen, nettbrettet eller lesebrettet som du leser på.

    Hvis man driver et stort nettsted hvor leserne av og til har behov for å laste ned mange sider og lese disse som en samlet publikasjon, kan en lage hvert kapittel eller avsnitt som en nettside og sette opp en EPUB-eksport av flere kapittel for langlesing.

    Som nettskribent er grusomt å se hvor mye interessant innhold som blir umulig å dyplenke til, vanskelig å lese og som ikke blir oppdatert fordi PDF er valgt som format.

  3. En av verstingene er Matportalen.no som publiserer viktig informasjon om kosthold for gravide – i PDF-format selvsagt! Hvor upraktisk er det ikke å måtte nilese i en PDF når man sitter på restaurant eller står i butikken og lurer på om den blå, franske osten er ok å spise? http://www.matportalen.no/rad_til_spesielle_grupper/tema/gravide/

  4. Jeg elsker PDFer. Det er suverent å søke i, lett å lagre til odel og eie, og som regel lett å kopiere fra. Html er i sammenligning bare tull. Hvis du finner gull på en html-side er det et helvete å lagre, skal du kopiere er du nødt for å ta ta klippet ut fra sammenhengen og antagelig bruke et tredje program Evernote eller annet.

  5. Torgny: Er faktisk ikke helt uenig med deg. Med bakgrunn blant annet fra et vitenskapelig tidsskrift vet jeg at det å laste ned artikler i PDF til eget “bibliotek” er viktig. På slike nettsteder kan derfor laste ned PDF være en brukeroppgave.

    Samtidig tilbyr mange av de store vitenskapelige tidsskriftene også html-versjoner som utnytter mange flere av de tenkiske mulighetene som andre brukre av det samme innholdet foretrekker og etterspør.

    Også synes jeg Gro Elins eksempel på når PDF blir helt feil er strålende.

  6. Pingback: → Employment branding trenger en innholdsstrategi | HR-praksis
  7. PDF-syken kjenner ikke landegrenser…

  8. I den glimrende artikkelen delt av Bjørn B. fant jeg dette gullkornet av en kommentar om årsakene til PDF-syken:

    “… The problem with unread PDF’s is the formal purpose is lost to the public. Unread PDF’s serve to grant authority to those who hold organizational status. The vitae adds flesh to the claim of competence and to the salaries used to purchase best effort. If those who write were paid by the download, how many would continue to write? Perhaps the effort to produce “reports” should be reloaded as “research” and funded by grants based on proven value to consumers. If PDF’s remain unread, are they more than abstract features of Big Data? “

  9. Hva med layout? Finnes det noe mer grisete enn vg.no og dagbladet.no der sakene blir kastet på deg og minner om vrakrester etter en tsunami? Redaksjonelt design er taperen i digitaliseringen. Når jeg leser Aftenposten på iPad velger jeg PDF av papirutgaven. Her bidrar redaksjonelt design til vekting og variasjon. Digitalversjonen er kjedelig og monoton robot som gir alt innhold samme rammer. De digitale mulighetene som ligger i PDF-formatet er undervurdert, det er bare på mobilen på bussen at den kommer til kort. Men hvor stor glede har man av D2 på en iPhone?

  10. PDF-formatet leses helt utmerket på de nye smart-telefonene. Ikke noe godt argument. I tillegg så kan PDF-formatet lagres på PC eller mobil. Andre formater kan ikke lagres på samme måte.

Skriv en kommentar

  • *

XHTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>