Bli en kløpper på e-post: 7 praktiske tips 2

E-posten er en så naturlig del av arbeidshverdagen vår at det kan være vanskelig å se for seg livet uten. Likevel kan det bli knute på den digitale tråden. Her er noen tanker og 7 tips for å bli en mester på elektroniske brev.

Lær deg triksene for førsteklasses e-postskriving
Lær deg triksene for førsteklasses e-postskriving

Forstå verktøyet

En unbrakonøkkel er et verktøy. Det samme er en slegge, og de er nyttige til hver sitt behov. Unbracoen blir litt puslete til å rive veggen med og det blir voldsomt å ta frem slegga når IKEA-møblene skal monteres.

På samme måte bør du vurdere når e-posten er riktig kanal for budskapet ditt. Er dette egentlig en telefon? Kan det vente til neste møte?

Tankevekkende fakta som kan hjelpe deg evaluere:

Vit hva du vil

E-posten er mest effektiv om du gjør deg opp en mening om hvilket budskap du ønsker å få frem, og om e-posten er den beste måten for å formidle dette budskapet. Men ikke bruk halve arbeidsdagen til å analysere. En tommelfingerregel fra teamleder Randi: har du sittet med den samme e-posten i 15 minutter, er det bedre å ringe.

Men skal det være skriftlig? Her er noen gode tips til hvordan e-posten blir ryddig og tydelig for både avsender og mottaker:

1: Emne

Emnefeltet er e-postens overskrift, sammendrag og kanskje teaser. Om du vil ha e-posten lest og lett å finne tilbake til, bruk emnefeltet smart. Vær konkret. Bruk gjerne et spørsmål eller en personlig vri som kan vekke interesse, men ikke la det bli en gjettekonkurranse.

2: Takt og tone

Innled e-posten med en hilsen. Et enkelt hei duger og er god folkeskikk. Avslutt med hilsen, gjerne en hyggelig, personlig en. Vær tro mot rettskriving og tegnsetting. Flid viser respekt for den som skal lese.

Om det ikke brenner i kirken, er det best å holde korrespondansen innenfor ”kontor-tid” (ja, den er jo litt fleksibel.) Poenget er å ikke skape merarbeid eller press på mottaker. Om du vil sjekke av gjøremålet, kan du skrive e-posten og legge inn en tidsinnstilling, som gjør at du kan bestemme det tidspunktet du vil at beskjeden skal sendes avgårde.

3: Vokabular

Det er lett å tenke at ordenes betydning er så selvsagt, særlig når vi bruker dem hver dag. Prøv derfor å ordlegge deg slik du hadde gjort i en samtale med en person som ikke jobber i din bransje.

Tidlig forskning på e-posten påpekte at verktøyet egner seg dårlig til tvetydige budskap, så om du vil formidle noe som ”ikke er til å ta feil av” (i den grad det finnes noe her i verden som ikke kan misforstås), slå på tråden isteden.

4: Tekstlige virkemidler

Emotikonene har for lengst migrert over til arbeidslivets sfærer, og effekten skal man ikke bagatellisere. Bli kjent med mottakeren før du peprer teksten med blunkende geip, oppfatningen av de ulike emotikonene kan variere fra person til person. Vær også varsom med store bokstaver og utropstegn.

I alle tilfeller: Vær konsistent i bruken. Ofte leser man inn mening i fraværet av vante formuleringer eller ikoner.

5: Kort og konsist

For oss som forsøker å unngå smilefjes og co, kan det lett bli en overflod av ord for å skape kontekst og sette tone. Det kan fort bli vanskelig å finne viktig informasjon i en blomstrende tekst.

Derfor: Gå rett på sak, bruk kulepunkter eller underoverskrifter for å gjøre innholdet oversiktlig, og oppfordre mottakeren til å ta kontakt om noe er uklart. Alt trenger ikke overforklares. Litt tillitt til mottakerens evner til å trekke slutninger kan vi tillate oss.

6: Rett mottaker

Lær kutymen for hvordan du bruker CC.

Inviterer du til handling, kan du bruke navnet til den du ønsker skal ta ansvar. Forklar gjerne hvorfor ved å peke på hans eller hennes kompetanse og egnethet.

7: Spør en venn

Om du skal sende en komplisert e-post – enten den er lang eller sensitiv – kan det være en idé å be noen lese gjennom. Da får du tilbakemelding på de som er uklart eller kan oppfattes på en annen måten enn du ønsker.

Du kan også lagre e-posten som utkast, ta en tur bort til vinduet/kaffehjørnet/speilet og puste dypt 3 ganger før du åpner utkastet og forestiller deg at du er mottaker. Ser du noe du har lyst til å justere?

Oppsummert (skriv ut og pugg deg til laud):

1. Skriv hva det gjelder
2. Vær høflig og empatisk
3. Bruk et enkelt, tydelig språk
4. Vær kritisk til tekstlige virkemidler
5. Skriv kortfattet
6. Hold orden på mottakeren(e)
7. La noen lese korrektur

Disclaimer:
Hva som er god e-postskikk avhenger selvsagt av relasjonen mellom deg og mottakeren(e). Når du har et etablert forhold, utvikler det seg gjerne en felles tone med litt lavere skuldre og større slingringsmonn. Den fortroligheten dere oppnår påvirker hvordan dere kommuniserer skriftlig og gjør det også lettere å oppklare saken dersom noen undret seg over en formulering.

God skriving!